Como criar um condomínio? Confira os passos iniciais
Um condomínio residencial começa a ganhar vida muito antes da chegada dos primeiros moradores. E tudo começa com a organização dos documentos necessários ao seu funcionamento. Conheça o passo a passo inicial.
1. Fazer a Convenção
O primeiro marco na vida jurídica de um condomínio é a convenção. É este documento que o constitui formalmente e que regula a gestão do patrimônio e o relacionamento comum das unidades - que podem ser apartamentos residenciais ou salas comerciais.
Por ser o "marco inaugural" da vida de um condomínio, a Convenção é, inclusive, regulamentada pelo Código Civil. Segundo o documento legal, são conteúdos obrigatórios e que precisam ser informados na Convenção: a quota proporcional e o modo de pagamento das contribuições dos condôminos, a forma de administração, a competência, a forma de convocação e o quórum exigido nas assembleias, as sanções e o regimento interno.
Ou seja, a Convenção Condominial trata desde as funções e deveres do síndico até à discriminação da propriedade exclusiva e das áreas comuns, com especificações dos diferentes espaços, inclusive com a medição dos ambientes.
A Convenção é aprovada mediante assinatura de, pelo menos, dois terços dos proprietários das unidades. E, por ser um ato constitutivo muito inicial, a intermediação dessa aprovação é, muitas vezes, feita pela própria construtora ou incorporadora.
Detalhe importante é que, para ser oponível a terceiros, a Convenção precisa estar registrada em Cartório de Registro de Imóveis. No entanto, independentemente desse registro, a mera aprovação do documento pelo quórum dos 2/3 já constitui ato de validade do documento, permitindo o início das cobranças relacionadas às despesas do condomínio e a exigência das demais determinações.
2. Realizar Assembleia Geral de Instalação
Conhecida como AGI, a Assembleia Geral de Instalação é o marco que consolida a entrega das chaves aos proprietários ou investidores para que, a partir desse momento, possam fazer uso do bem - morar, vender ou alugar. Ou seja, é a partir desse momento que o empreendimento deixa de ser uma obra para ser um condomínio.
A AGI também tem uma grade importância formal, pois é a partir da sua ata registrada em cartório que é possível solicitar a criação do CNPJ do condomínio, abrir conta bancária, gerar boletos para os condôminos, firmar contratos com terceiros, contratar funcionários etc.
Em linhas gerais, é fundamental que a AGI delibere sobre os seguintes pontos:
- Ratificação ou deliberação de possíveis ajustes na Convenção do Condomínio.
- Eleição do síndico e conselho fiscal.
- Definição da previsão orçamentária e do valor da cota condominial.
- Ratificação ou deliberação de possíveis ajustes na contratação da administradora.
- E mais, é somente após a realização da AGI que os espaços de uso comum poderão ser liberados para uso. Essa liberação ocorre depois da vistoria realizada pela construtora ou incorporadora junto com o síndico eleito.
3. Obter CNPJ junto à Receita Federal
Ainda que não exista uma imposição legal para que o condomínio tenha um CNPJ, este registro junto à Receita Federal é exigido para as diversas operações financeiras tão comuns na vida condominial como, por exemplo, abertura de conta bancária, expedição de boletos e realização de contratos com prestadores de serviços. Ou seja, sem o CNPJ a gestão do condomínio se torna uma tarefa inviável.
Para obter o CNPJ, o síndico deve acessar a página da Receita Federal e preencher a Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica, informando seu nome e CPF. Na sequência, o sistema gera o Documento Básico de Entrada (DBE), que deverá ser impresso e entregue em uma agência ou delegacia da Receita Federal.
Além do DBE, devem ser entregues ao fisco a minuta da convenção registrada no Cartório de Registro de Imóveis e a Ata de Constituição e Instalação do Condomínio, consignada em Cartório de Registros de Títulos e Documentos. Depois, é só aguardar a expedição do CNPJ pela Receita Federal.
4. Abrir conta bancária
Após a obtenção do CNPJ, o síndico eleito precisa abrir uma conta bancária em alguma instituição financeira autorizada pelo Banco Central - por conta do surgimento de diversas fintechs, é importante verificar se, de fato, a instituição escolhida funciona com a devida autorização da autoridade monetária brasileira.
Importante: a abertura da conta nunca deve ser feita em nome e CPF do síndico - o que causaria um risco desnecessário ao condomínio e ao próprio gestor.
Para a abertura da conta, o síndico precisa apresentar o CNPJ, o regulamento do condomínio, a ata da AGI que o elegeu para a função e os documentos pessoais dos responsáveis pela movimentação da conta. Também é indicada a designação de um outro condômino que possa responder pela conta na ausência do síndico. A partir da abertura da conta, tanto o síndico quanto o terceiro designado passam a ser responsáveis cível e criminalmente pelo valores nela depositados.
5. Contratar seguro
Segundo o Código Civil, a contratação de seguro é obrigatória para os condomínios residenciais, comerciais ou mistos. Trata-se de um mecanismo de proteção do patrimônio comum e das próprias unidades. De acordo com a legislação, o seguro deve ter uma cobertura básica, abrangendo incêndio, raio e explosão. No entanto, outras coberturas podem ser adicionadas ao contrato como queda de aeronaves, desastres naturais e ações criminosas, por exemplo.
Tanto a contratação quanto a renovação do seguro são de responsabilidade do síndico.
O mais importante é contratar um seguro adequado às reais necessidades do condomínio, de maneira que atenda à exigência legal, ofereça segurança ao patrimônio, mas que não onere desproporcionalmente a taxa condominial.
6. Fazer certificado digital
A certificação digital nada mais é que um documento eletrônico que atesta a identidade de quem realiza determinada operação virtual. Desde 2013, esse tipo de certificado é obrigatório para todos os condomínios. A sua inexistência impossibilita, por exemplo, que o síndico envie dados previdenciários dos funcionários do condomínio aos órgãos competentes, o que pode, inclusive, gerar multas trabalhistas.
O certificado digital é obtido junto a uma autoridade certificadora como a Caixa e o Serpro, empresa pública de processamento de dados da Receita Federal.
No caso dos condomínios, a obtenção do certificado digital exige a apresentação dos seguintes documentos: ata de eleição que reconheça a designação do síndico, CNPJ, convenção, instituição do condomínio, e o RG, CPF e comprovante de residência do síndico.
7. Contratar assessoria especializada em condomínios.
O ato final pra constituição do condomínio é a contratação de uma assessoria especializada que forneça serviços de administração profissional. A empresa irá atuar no assessoramento direto do síndico, com a produção dos balanços contábeis, planejamento financeiro, realização de cobranças judiciais das cotas em atraso, gestão dos contratos trabalhistas dos funcionários, bem como nas demais demandas de gestão.
Para a escolha da empresa, deve-se considerar a reputação, a experiência e a capacidade de resolver problemas. A K2 Condomínios atua desde 1993 no apoio profissional à gestão condominial em Curitiba, região metropolitana e litoral do Paraná. Um Trabalho focado na necessidade de cada condomínio, oferecendo como diferenciais contabilidade transparente, segurança jurídica e eficiência nas cobranças.
A recuperação da saúde financeira, resolução de conflitos e redução de custos condominiais são alguns dos resultados da K2. Trabalho atestado e reconhecido por síndicos e moradores ao longo de quase três décadas.
